Por que os wikis e as bases de conhecimento geralmente fracassam nas empresas: uma nova abordagem para a gestão do conhecimento.
Wikis e intranets são ótimos, até que não sejam mais. Eles prometem centralizar as informações, facilitar a colaboração e acelerar o trabalho. Mas aqui está o problema: eles geralmente não cumprem essas promessas. Por quê? Porque o ritmo da criação de informações hoje é implacável e as ferramentas tradicionais não conseguem acompanhar esse ritmo. A IA pode ser o divisor de águas e a melhor parte? Pode não custar nada para você mudar.
O problema com as soluções tradicionais de gestão do conhecimento
Eis um fato surpreendente: 1% dos editores da Wikipédia escreve 77% de seu conteúdo. E metade de todos os editores permanece no site por apenas 5 semanas. Aplicada a uma empresa com regras de gerenciamento eficazes, ter uma estratégia wiki eficaz significa ter uma pessoa especializada para supervisioná-la e gerenciar um grupo de colaboradores. É uma tarefa de gerenciamento de conhecimento que está muito além da zona de proficiência da maioria dos funcionários de uma organização e, como tal, é difícil para qualquer pessoa realizar bem essa tarefa se não tiver sido treinada ou se não tiver um talento natural para ela.
Como poucas empresas podem justificar o custo de um salário em tempo integral para administrar um wiki, a maioria opta por uma abordagem de contribuição voluntária. Essa atitude de laissez-faire geralmente leva ao desastre no gerenciamento cotidiano, especialmente quando algo tão crucial como o gerenciamento do conhecimento se torna "responsabilidade de todos" sem uma supervisão clara. Se você já organizou um jantar de confraternização sem coordenar a comida, sabe do que estou falando.
As ferramentas óbvias de gerenciamento de conhecimento são ineficazes no ritmo atual de criação de conhecimento e informações. A IA pode mudar isso, e com custo zero de troca.
A maioria dos wikis e bases de conhecimento começa como algo excelente: repositórios centrais de conhecimento para que as equipes voltem a executar mais rapidamente por meio de uma fonte confiável de verdade. O conhecimento surge em um repositório claramente definido e navegável pela primeira vez na organização, é possível sentir na organização que o ímpeto é criado e o trabalho acontece mais rapidamente à medida que as informações são adicionadas rapidamente ao wiki, e sua utilidade cresce proporcionalmente.
Isso até um ponto em que começam a aparecer duplicatas, informações que antes eram verdadeiras se tornam falsas ou obsoletas e os termos mudam, tornando os resultados da pesquisa menos relevantes. À medida que esse desvio acontece, as pessoas começam a perder a confiança na base de conhecimento e se afastam dela.
Nascida de algo que começou para resolver um problema, a organização agora tem dois problemas...
O custo da gestão ineficaz do conhecimento
Nas empresas, as informações geralmente mudam mais rapidamente do que o conhecimento enciclopédico do mundo. As informações se movem na velocidade de projetos e iterações de produtos. A implementação de wikis e bases de conhecimento pressupõe uma visão estática dos fluxos de conhecimento ou uma compreensão mal informada do trabalho necessário para que eles produzam resultados interessantes, mas é natural que ainda assim se faça uso dessas soluções. Afinal de contas, o capital de informações é o ativo menos bem gerenciado na maioria das organizações, com exceção de algumas organizações cujo resultado final depende de quão bem elas podem gerar e recuperar o conhecimento coletivo.
De fato, um extenso compêndio de pesquisas mostra que o motivo que faz as empresas mais perderem dinheiro, é a má gestão do conhecimento.
Um estudo finlandês mostrou que as práticas de gestão do conhecimento são responsáveis por uma variação de 17% no desempenho financeiro das empresas entre as de melhor e pior desempenho. Uma análise de todas as pesquisas recentes na área afirma que "a competitividade organizacional [depende] mais do aspecto do capital intelectual do que do aspecto do trabalho".
Imagine estar sentado em uma mina de ouro, mas não conseguir encontrar o ouro.
Uma nova abordagem: Trampoline.ai
Se as wikis e as bases de conhecimento não funcionarem, o que funcionará?
Na Trampoline.ai, queremos ser responsáveis pelo crescimento das empresas por meio de suas práticas de difusão de conhecimento. Nossa solução se integra às soluções existentes para que suas equipes não precisem usar "mais uma ferramenta". Estamos criando uma fonte de verdade unificada e confiável, aproveitando as ferramentas que seus funcionários usam diariamente para fazer seu próprio trabalho. É lá que está o conhecimento, duplicá-lo em outro lugar não faz sentido para nós. Poupamos aos funcionários pelo menos 4 horas de trabalho toda semana, tornando qualquer informação acessível em uma consulta tão eficaz quanto a do Google.
Se o conhecimento não estiver acessível a um funcionário, nosso sistema pergunta a alguém que possa ajudar. Registramos a resposta, que é integrada ao banco de dados da Trampoline para atender a pesquisas posteriores. Eliminamos a maioria das tarefas de manutenção de informações por meio desse simples ciclo. Mas, é claro, tem mais. Os funcionários agora podem gerar novos documentos com base nos registros existentes e compartilhar facilmente coleções de informações com novos funcionários ou clientes.
